Man sollte glauben, dass Getränke in der heutigen modernen Gesellschaft mit ihren vielfältigen Einkaufsmöglichkeiten kein Problem darstellen sollten. Insbesondere für Unternehmen, da man diesen durchaus zutrauen kann, auf Grund ihrer Struktur, die auf Effizienz ausgerichtet sein sollte, solche Aufgaben wie das Getränkemanagement, souverän zu lösen. Allerdings ist dies nicht immer so. Neben dem Verwaltungsaufwand für das Überwachen der Bestände, Auslösen von Bestellungen und Kontrolle der Haltbarkeitsdaten, muss auch immer gewährleistet sein, dass währende der Urlaubszeit ein Ansprechpartner vorhanden ist. Dies alles kann schnell darin ausarten, dass eine Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin über die Hälfte der Arbeitszeit nur für diese Aufgabe blockiert ist.

Dies rechnet sich in aller Regel nicht. Darum bedienen sich mittlerweile viele Unternehmen eines externen Dienstleisters, um immer ausreichend mit Konferenz- und Bürogetränken versorgt zu sein. Man kann ich leicht vorstellen das, klappt diese Versorgung nicht, eine wichtige Besprechung mit zum Beispiel einem Kunden schnell unangenehm werden kann, wenn man keine Getränke, oder schlimmer, abgelaufene Getränke kredenzt.
Externe Anbieter bitten hier gute Lösungen, die von einfachen Holen und Bringen von Leergut und Getränken reichen bis hin zum vollständigen Management. Dies beinhaltet dann die automatische Auffüllung der Bestände, Kontrolle der Haltbarkeitsdaten und Entsorgung des Leergutes. Aufgaben, die sonst ein Mitarbeiter des Unternehmens versehen müsste, mit allen Konsequenzen. Gerade in kleineren Unternehmen werden gerne Auszubildende für diese Aufgaben herangezogen. Dies tut aber weder den Auszubildenden gut, schließlich sollen die angehende Mitarbeiter ja ihren Beruf erlernen, noch dem Unternehmen, da Auszubildende ein nicht zu unterschätzender Arbeitskraftfaktor sind. Clevere Unternehmen werden daher immer auf einen externen Anbieter zurückgreifen.