Egal was für einen Scanner man kaufen möchte, es empfiehlt sich immer, vor dem Kauf eine Analyse der Anforderungen durchzuführen.

Scanner der Einstiegsklasse
Hier ist eine einfache Bedienung und Zuverlässigkeit gefragt. Die meisten Geräte der Einstiegsklasse sollen auf ein Volumen von bis zu 1.500 Seiten pro Tag ausgelegt sein. Allerdings hat sich gezeigt, dass sich einige Geräte nur für wenige Durchläufe in der Woche eignen. Leider achten die meisten Kunden beim Kauf eher auf den Preis und die Geschwindigkeit eines Dokumentenscanners, dies ist ein großer Fehler. Man sollte eher darauf achten, welche Durchsatzraten von dem Gerät gefordert werden, da man sonst durch die ständige Überlastung manuell eingreifen muss, um die Störung zu beheben. Ein Dokumentenscanner der Einstiegsklasse sollte je nach Bedarf eine Geschwindigkeit für Schwarz-Weiß und Farbe von 25 bis 60 Blatt pro Minute haben. Aber auch bei der Scan-Qualität sollte man keine Abstriche machen, denn auch bei wenigen Scans pro Tag sollte die Qualität schon stimmen. Auch Duplex Dokumentenscanner gibt es in der Einstiegsklasse. Ein Beispiel für solch ein Gerät ist das Canon imageFORMULA P-150.

Scanner der Mittelklasse
Ein ausreichendes Beleganlagefach und eine Ultraschall-Doppelblatteinzugskontrolle sollte so ein Mittelklassegerät auf jeden Fall haben. Durch die Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle ist sichergestellt, dass auch wirklich jedes Blatt eines Stapels den Scanner einzeln durchläuft. Ein Dokumentenscanner dieser Klasse sollte eine Geschwindigkeit von 80 Blatt oder duplex 160 Seiten pro Minute haben. Ganz wichtig ist auch eine leichte Austauschbarkeit der wichtigsten Komponenten, denn Reparieren ist immer besser als wegschmeißen.

Netzwerkscanner mit zentraler Verwaltung
Netzwerkscanner werden über ein Touch-Display bedient, direkt ins Netz eingeklinkt und über einen Browser administriert. Zum Standardumfang gehören die Funktionen ­Scan-to-USB, ­Scan-to-Mail und ­Scan-to-File. Netzwerk-Scanning hat den Vorteil, das sich der Dokumentenscanner zentral administrieren lässt und so einfach zu bedienen ist, dass das jeder nach einer 10-minütigen Einarbeitung kann.