Sowohl im privaten Bereich als auch vor allem im geschäftlichen Sektor wird Post in immer größeren Anteilen auf elektronischem Wege versendet und empfangen. Die Einfachheit der E-Mail erlaubt es, viele kleine Nachrichten zu schicken, da auf Laufzeit und Kosten nicht mehr geachtet werden muss. Um so wichtiger ist eine effiziente Verwaltung des immer größer werdenden E-Mail-Postfaches: Hier hilft Lotus Notes. Die Groupware Lotus Notes ist seit langem als vielseitiges Verwaltungsprogramm bekannt und hilft bei der Archivierung von elektronischer Post.

Denn im Gegensatz zu eingehenden Briefen ist die Anzahl der E-Mails mittlerweile weitaus höher, was an ihrer leichten Bedienung und Versendbarkeit liegt. Auch kürzeste Nachrichten, für die man nie einen Brief schreiben würde, werden schnell per E-Mail an den Empfänger gebracht. Einige dieser Funktionen wurden mittlerweile vom Instant Messaging übernommen, das ebenfalls über Lotus Notes innerhalb von Arbeitsgruppen verwendet werden kann. Nichtsdestotrotz bleibt es unumgänglich, in seinem E-Mail-Postfach Übersichtlichkeit und Ordnung zu schaffen. Bei der Suche nach älteren Mails hilft Lotus Notes mit seinem großen Funktionsumfang.

Denn noch wichtiger als bei Briefpost ist es bei E-Mails, dass sie wiedergefunden werden. Briefe sind physisch greifbar und befinden sich immer in irgendeiner Ablage. Wird eine Mail oder ihr Inhalt hingegen falsch auf dem Server abgelegt, ist ein Wiederfinden nahezu unmöglich. Eine übersichtliche virtuelle Ablage mit Lotus Notes ist daher äußerst vorteilhaft und bietet zudem viele Features für die Gruppenarbeit. So kann nicht nur ein einzelner auf E-Mail-Archive zugreifen, die elektronische Post kann mit gemeinsamen Zugriff für ganze Abteilungen oder Arbeitsgruppen verwaltet werden.